Krefeld – Zuletzt haben im August/September 2023 rund 200 Auszubildende und Studierende ihren Dienst bei der Stadt Krefeld aufgenommen. „Um die fachpraktischen Ausbildungskapazitäten im Verwaltungsdienst auszuweiten, haben wir – dem Beispiel der Stadt Essen folgend – im Juni 2021 die ‚Ausbildungsfirma‘ als Pilotprojekt ins Leben gerufen und sie bereits im Dezember desselben Jahres dauerhaft implementiert“, berichtet Personaldezernentin Cigdem Bern. Die dort eingebundenen Auszubildenden unterstützen mit ihrer Arbeit die Fachbereiche in deren Tagesgeschäft, helfen in Bereichen aus, die akute Unterstützung benötigen, übernehmen Projektarbeiten und können so die Verwaltung aktiv mitgestalten. „So haben wir die Möglichkeit, das selbstständige Arbeiten, die Eigeninitiative und das Verantwortungsbewusstsein unserer Nachwuchskräfte zu fördern“, sagt Cigdem Bern. Im Mitte 2022 gegründeten Ausbildungsfirmen-Ring steht die Stadt unter anderem im Austausch mit den Städten Essen, Dortmund und Frankfurt.
Koordination der Azubi-Firma erfolgt durch Ausbildungsleitung
Die Koordination und strategische Ausrichtung der Ausbildungsfirma gewährleistet die Ausbildungsleitung. „Allein im vergangenen Jahr durchliefen 21 Auszubildende die Azubi-Firma – zwölf aus dem mittleren und neun aus dem gehobenen Verwaltungsdienst“, berichtet der zuständige Koordinator Steffen Jäckel. „Bis heute haben insgesamt rund 50 Nachwuchskräfte aus den Verwaltungslaufbahnen des mittleren und gehobenen Dienstes jeweils einen Ausbildungsabschnitt hier in den Räumen an der St. Töniser-Straße 60 absolviert“. Direkt angedockt an die Ausbildungsleitung befinden sich in deren Räumlichkeiten auch die sechs Arbeitsplätze der Azubi-Firma. Zu den drei großzügigen, miteinander verbundenen Räumen können bei Bedarf zwei weitere Day Offices mit jeweils zwei Arbeitsplätzen angemietet werden. „Die Räume sind perfekt für unser projektorientiertes Arbeiten in der Azubi-Firma: Man kann sie zueinander offenhalten, um im engen Austausch zu sein, kann aber auch mal eine Tür schließen, wenn man Ruhe benötigt zum konzentrierten Arbeiten“, sagt Paul Latour, der im Rahmen seines Dualen Studiums Verwaltung in der Azubi-Firma eingesetzt ist.
Azubis arbeiten projektorientiert
Mit Anleitung von Koordinator Steffen Jäckel treffen sich die Nachwuchskräfte in einem täglichen Standup-Meeting und einmal in der Woche zum Jour fixe, um sich über die aktuellen beziehungsweise geplanten Projekte intensiv auszutauschen. Mit der Anwendung verschiedener Projektmanagement-Methoden und vieler technischer Hilfsmittel werden Aufträge strukturiert, der jeweilige Zeitaufwand wird festlegt und Projektgruppen eingeteilt. „Im Laufe der Zeit ergeben sich hier Multiplikatoren- wie auch Synergieeffekte, junges Know-how und Erfahrungswissen treffen aufeinander“, sagt Jäckel. „Die Auszubildenden bringen aus ihren bisherigen Einsatzgebieten Aufgaben und Ideen mit, tragen aber auch die Kooperationsmöglichkeiten nach ihrem Praxisabschnitt weiter in die Verwaltung“. Und so hat die Ausbildungsfirma der Stadt im Laufe ihres Bestehens einen echten Imagewandel vollzogen. Die Nachwuchskräfte schätzen die Teamarbeit in ganz unterschiedlichen Themenbereichen, die man sich je nach Talent oder Neigung auch selbst auswählen kann.
Jana Grützmacher war in der Ausbildungs-Firma bereits in diversen Auftragsarbeiten involviert: „In engem Kontakt mit den jeweiligen Fachbereichen führen wir in Teamarbeit Recherchen durch, gestalten Events, helfen bei Antragsbearbeitungen oder übernehmen organisatorische Aufgaben“, berichtet die engagierte Studentin. Für das Projekt „Lernraum Kölner Straße“ haben die Auszubildenden beispielsweise im Auftrag des Fachbereichs Stadt- und Verkehrsplanung Bürgerbefragungen auf den Straßen und in Geschäften in Fischeln durchgeführt. Ebenfalls eine Befragung im Stadtgebiet zum Thema „Smarte Müllcontainer“ hatte das Wirtschaftsdezernat in Auftrag gegeben. „Die Ergebnisse unserer Arbeit haben dabei eine direkte Auswirkung auf die Stadtraumgestaltung“, freut sich Jana Grützmacher. Aktuell unterstützt sie unter anderem den Fachbereich Soziales, Senioren und Wohnen und ist dafür an zwei Tagen in der Woche auch dort vor Ort eingesetzt.
Volle Auslastung in der Azubi-Firma
Über eine mangelnde Auslastung kann sich die Azubi-Firma nicht beklagen. „Die Nachfrage der Fachbereiche nach Unterstützung durch die Auszubildenden ist seit Beginn des Projekts groß. Wir müssen die Azubi-Firma nicht explizit bewerben, führen sogar eine Backlog-Liste“, berichtet Steffen Jäckel. „Mehr als 75 Aufträge in unterschiedlichen Ausprägungen haben die Azubis seit Beginn des vergangenen Jahres angenommen, über 50 sind abgeschlossen“. In diesem Jahr seien bisher fünf neue Aufträge eingegangen, insgesamt 13 sind in Bearbeitung, zehn Aufträge stünden auf der Warteliste, so Jäckel. So warten beispielsweise das Team der Service-Hotline auf Unterstützung durch die Azubis und der Fachbereich Verwaltungssteuerung und -service auf Mithilfe im Wissensmanagement. Das Stadtmarketing hat die Mitwirkung der Nachwuchskräfte bei der Organisation des Weihnachtsmarktes angefragt. „Je nach Auslastung der Azubi-Firma können die Aufgabenjederzeit zurückgegeben werden oder die Unterstützungsleistung pausiert, denn die formale Zuständigkeit bleibt beim jeweiligen Fachbereich“, erklärt Steffen Jäckel.
